Bureau virtuel à Bruxelles

Qu'est-ce qu'un bureau virtuel ?

Le bureau virtuel est une formule qui sépare l'adresse de l'entreprise du lieu où l'on travaille au quotidien. Vous travaillez de chez vous, en déplacement ou chez vos clients, tandis que votre adresse officielle et votre courrier sont gérés par un prestataire.

Il ne s'agit pas d'une adresse fictive : l'adresse est réelle, utilisable comme siège social et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises.

Une adresse commerciale à Bruxelles

Votre adresse commerciale à Bruxelles figure sur vos factures, votre site internet, votre fiche Google et vos cartes de visite. Elle inspire confiance et protège votre adresse privée, qui n'apparaît plus dans les registres publics.

La gestion du courrier d'entreprise

La gestion courrier entreprise à Bruxelles est le cœur du bureau virtuel. Chaque envoi est réceptionné à votre nom, scanné et transmis par voie électronique, puis conservé en lieu sûr.

Le rythme dépend de votre formule : envoi hebdomadaire et conservation trois mois avec ESSENTIA, envoi quotidien et conservation douze mois avec OPTIMA et INCLUSA. Selon la formule choisie, votre courrier est conservé de 3 à 12 mois. Vous gardez ainsi une trace de chaque document administratif, fiscal ou bancaire.

• Réception du courrier à votre nom
• Scan et envoi hebdomadaire ou quotidien
• Conservation de 3 à 12 mois
• Archivage physique des documents
• Réception de petits colis avec INCLUSA

Ne pas manquer un courrier important

Un recommandé, une mise en demeure ou un courrier du SPF Finances ont souvent des délais de réponse courts. Avec un scan quotidien, vous lisez vos documents le jour même, où que vous soyez. C'est la raison principale pour laquelle beaucoup de nos clients choisissent OPTIMA.

Ligne dédiée et espaces à la demande

La formule INCLUSA ajoute une ligne dédiée de 120 appels par an, douze heures de bureaux partagés par semaine et six heures de salle de réunion par mois. Nos deux salles accueillent jusqu'à 8 et jusqu'à 12 personnes, idéales pour un rendez-vous client ou une réunion d'associés.

Prix du bureau virtuel

ESSENTIA : 25 €/mois HTVA. OPTIMA : 45 €/mois HTVA. INCLUSA : 150 €/mois HTVA. MENSURA : sur devis. Les prix sont HTVA et le paiement annuel offre deux mois.

Bureau virtuel ou bureau physique ?

Un bureau physique implique un bail, des charges, une assurance, du mobilier et souvent un engagement de plusieurs années. Pour une activité qui se déroule surtout chez les clients, en ligne ou à domicile, ces coûts sont rarement justifiés.

Le bureau virtuel remplace ce bail par une formule mensuelle, sans engagement de longue durée. Et lorsque vous avez besoin d'un vrai bureau, quelques heures par semaine ou une salle pour un rendez-vous, l'espace est disponible dans le même bâtiment.

Pour qui le bureau virtuel est-il adapté ?

Il convient aux consultants, freelances, professions libérales, start-up en phase de lancement et sociétés étrangères qui veulent une présence à Bruxelles sans y installer d'équipe.

Il est aussi apprécié par les entreprises qui travaillent entièrement à distance et veulent centraliser leur courrier en un seul endroit, plutôt que de le voir arriver au domicile de l'un des associés.

Mettre en place votre bureau virtuel

La mise en place se fait en quelques étapes. Après un premier échange, nous vérifions votre identité et celle des dirigeants, comme l'exige la réglementation anti-blanchiment. Le contrat est ensuite signé et vous pouvez communiquer votre nouvelle adresse à la BCE, à l'administration TVA, à votre banque et à vos clients.

Nous pouvons prendre en charge la mise à jour BCE, TVA et UBO et, si votre siège change, la publication au Moniteur belge. Dès que l'adresse est active, votre courrier est réceptionné et scanné selon votre formule.

Pensez à mettre à jour votre site internet, votre fiche Google, vos signatures e-mail et vos modèles de factures pour que la nouvelle adresse apparaisse partout de façon cohérente.